PRIVACY-BELEID VAN DE STICHTING "VRIENDEN VAN HET MONASTERIUM SINT LIOBA"

 Inleiding

 In deze notitie wordt het privacy-beleid van de stichting beschreven.

 De onderwerpen zijn:

·        Welke gegevens worden bewaard?

·        Waar worden die gegevens bewaard?

·        Wie heeft toegang tot de gegevens?

·        Hoe kunnen vrienden hun eigen gegevens inzien?

 

Welke gegevens worden bewaard?

Volgens de wet mag een organisatie die gegevens opslaan die passen in de doelstelling van de stichting.

In ons geval betekent dit dat het bestuur de volgende gegevens van vrienden opslaat:

1.     Aanhef

2.    Initialen

3.    Achternaam

4.    Adres

5.    Postcode

6.    Woonplaats

7.    E-mail adres, indien bekend

8.    Telefoonnummer, indien bekend

9.    Incidentele gegevens over de relatie met het klooster

10.  Bedrag van donaties

 Waar worden de gegevens bewaard?

De bovengenoemde persoonlijke gegevens staan in een Excel programma “Actuele ledenlijst vrienden Lioba”.

Wanneer vrienden zich afmelden als vriend of wanneer het bestuur vrienden zelf van de lijst verwijdert, meestal omdat een donatie meer dan twee jaar achterwege is gebleven, worden de gegevens overgezet in een Excel programma “Archief oude vrienden”. Deze gegevens worden altijd bewaard als onderdeel van de historie van de stichting.

De individuele donaties staan ook vermeld op de ING bankrekening en in de bijlage van het jaarlijks financieel verslag.

Wie heeft toegang tot de gegevens?

De secretaris beheert de “Actuele ledenlijst vrienden Lioba” en het “Archief oude vrienden”. Hij heeft als enige toegang tot dit programma. Op verzoek stuurt de secretaris een kopie aan de andere bestuursleden maar wijzigingen worden alleen bijgehouden in de door de secretaris beheerde versie.

De bankrekening waarop de individuele donaties van vrienden staan, is alleen toegankelijk  voor bestuursleden.

De penningmeester beheert het “Financieel verslag”. Hij heeft als enige toegang tot dat programma. Op verzoek stuurt de penningmeester een kopie aan de andere bestuursleden maar wijzigingen worden alleen bijgehouden in de door de penningmeester beheerde versie.

De stichting is een ANBI organisatie en de stichting is daarom verplicht uiterlijk 1 juni de balans en de resultatenrekening van het voorafgaande jaar op de website te publiceren.

Het financieel verslag en alle onderliggende administratie met alle inkomsten en uitgaven van de stichting worden niet gepubliceerd.

Hoe kunnen vrienden hun eigen gegevens inzien?

Wanneer vrienden hun eigen persoonlijke gegevens uit de “Actuele ledenlijst vrienden Lioba” of uit het “Archief oude vrienden” willen inzien, kunnen zij daartoe een verzoek doen aan de voorzitter, per mail of per brief.

Als dit als een terecht verzoek wordt beoordeeld, vraagt de voorzitter aan de secretaris en/of penningmeester de informatie binnen een maand na ontvangst van het verzoek toe te sturen aan de vraagsteller in een bestandsformaat dat een computer redelijkerwijs snel kan uitlezen. Deze toezending van gegevens kan geschieden per mail of per brief.  

Als dit verzoek door de voorzitter als onterecht wordt beoordeeld, wordt dit aan de vraagsteller, eveneens binnen een maand na ontvangst van het verzoek, per mail of per brief gemeld en wordt gekeken welke andere oplossingen er zijn voor de informatiebehoefte van de vraagsteller. In dat geval wordt de vraagsteller geïnformeerd over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of over de mogelijkheid om beroep in te stellen bij een rechter.